Boostez votre croissance et votre rentabilité avec un assistant virtuel 2 à 3 fois moins cher

VotreEquipe.fr recrute, forme et accompagne votre Assistant Virtuel Francophone qui travaille pour vous Ă  distance.

Notre objectif est de vous permettre de gagner du temps dans la gestion des tùches chronophages administratives et commerciales, tout en réduisant de 2 à 3 fois le coût complet de ces postes.

Aucun compromis sur la qualité pour un coût inférieur au SMIC chargé

Notre mission est d'intégrer durablement, à mi-temps ou temps plein, un ou plusieurs Assistants Virtuels dans votre organisation

  • Tout en rĂ©duisant votre masse salariale et les coĂ»ts annexes (recrutement, infrastructure, management)

  • Tout en rĂ©duisant votre temps passĂ© Ă  recruter, manager, former, gĂ©rer les absences

  • Sans faire de compromis sur la qualitĂ© du travail

"Nos processus permettent de recruter et de gérer pour votre compte un Assistant Virtuel qualifié, motivé et encadré pour un coût (masse salariale + infrastructure) inférieur au SMIC chargé", explique Jean-Francois Boscher, fondateur de VotreEquipe.fr

Le Savoir-Être pour rĂ©duire le turnover

Chez VotreEquipe.fr, nous pensons que recruter un candidat avec un excellent état d'esprit est plus rentable que tout autre critÚre pour minimiser le turn-over.

Pour cette raison, nous Ă©valuons son savoir-ĂȘtre, son comportement, son implication dans le travail, sa volontĂ© de bien faire et sa capacitĂ© Ă  s'adapter durablement Ă  votre organisation.

Une fois recruté, nous le mettons dans d'excellentes conditions de travail (locaux, matériel, primes, infrastructure, formation, encadrement) pour qu'il se sente bien au travail avec vous.

Un tarif ultra-performant, tout compris et transparent

Le prix moyen d'un Assistant Virtuel VotreEquipe.fr est compris entre 8 et 9 euros de l'heure pour des postes Ă  temps plein ou mi-temps.

C'est trÚs économique pour un service trÚs complet. Ce tarif comprend.

  • Le coĂ»t du recrutement

  • Le salaire (40 heures de travail et 4 semaines de congĂ©s)

  • Les primes sur objectif

  • Les charges sociales

  • La caisse de retraite

  • La formation continue

  • Le systĂšme de bus privĂ© domicile / bureau

  • La location des bureaux

  • L'infrastructure rĂ©seaux et tĂ©lĂ©com

  • Le matĂ©riel informatique

  • Le chef de projet du pĂŽle d'excellence de votre AV

  • La direction commerciale qui supervise le contrĂŽle qualitĂ©

Avec VotreEquipe.fr, vous n'avez pas besoin de passer du temps à recruter un collaborateur performant, l'encadrer au quotidien, lui trouver un remplaçant en cas d'insatisfaction, car nous nous en occupons pour vous.

Nos clients confirment leur satisfaction

Pandobac : Gestion des tĂąches administratives

Pandobac a été fondée en 2018 et est spécialisée dans le remplacement des emballages logistiques jetables par des bacs réutilisables pour le transport de produits alimentaires.

L'entreprise propose une solution incluant la location, le suivi, la collecte et le lavage des bacs.

La mission VotreEquipe.fr :

  • Enregistrement des factures fournisseurs dans Time, contrĂŽle et paiement via l'application bancaire

  • VĂ©rification des factures clients en retard et relance

  • Facturation des clients (saisie des factures)

  • Enregistrement des donnĂ©es comptables pour suivi

  • Suivi des KPI (mises Ă  jour des tableaux statistiques

  • Paiement des salaires Ă  partir des fiches de paie

  • Tri des Emails de la dirigeante et alerte sur les urgences

  • Veille et recherches sur internet (produits, entreprises, actualitĂ©, contacts)

Zhu Zang, fondatrice de Pandobac

"En tant que dirigeante d'entreprise, j'ai besoin d'un.e assistant.e
administratif.ve pour me libérer du temps afin de me concentrer sur mes sujets stratégiques.

En cherchant une solution flexible et à gérer à distance, je suis tombée sur VotreEquipe.fr
Le premier échange avec Jean-François a permis d'exposer toutes mes attentes et mes besoins. TrÚs rapidement, j'ai été mise en lien avec Volasoa, avec qui je travaille depuis maintenant quelques mois.

Elle a parfaitement pris en main les outils et compris les tùches assignées. Les contacts par message ou par visio sont trÚs fluides et agréables, Volasoa ayant toujours un sourire aux lÚvres.

Elle gÚre notamment le secrétariat de mes mails, la facturation, le paiement des fournisseurs, les relances, la veille : plusieurs tùches diverses pour lesquelles une seule explication suffit pour qu'elle soit autonome dessus. Elle aide vraiment toute notre équipe et nous apprécions beaucoup son travail."

À chaque type d'entreprise sa solution sur-mesure

Startups, scale-ups, PME et indépendants : agilité, stabilité et sécurité

  • Traitement des piĂšces comptables

  • Relance des impayĂ©s

  • Gestion d'agendas

  • Prospection commerciale

  • Prise de rendez-vous

  • Support client multicanal de niveau 1

  • SecrĂ©tariat Ă  distance

  • Assistance administrative sĂ©curisĂ©e

  • Appels entrants

  • Appels sortants

  • Gestion de boĂźtes mail

  • Chat

Agences web et directions marketing : expertise digitale pointue à coût maitrisé

  • CrĂ©ation et optimisation avancĂ©e de contenu web (SEO, news, contenus froids, copywriting RS)

  • DĂ©veloppement web

  • Gestion de communautĂ©s en ligne

  • IntĂ©gration de conenu web

  • Community management

  • Setting LinkedIn

  • Cold Emailing

Les 4 clés du succÚs VotreEquipe.fr

Le savoir-ĂȘtre avant tout

Nous opérons une sélection drastique centrée sur l'engagement, l'intégrité, la capacité à rapidement monter en compétence technique et à s'adapter aus spécificités de votre culture d'entreprise. Nous refusons les "clones de profil avec un mauvais état d'esprit.

Un management structuré et positif

Nous avons mis en place un systÚme managérial solide, basé sur le travail dans des équipes structurées (des pÎles de compétence), la formation continue, la supervision quotidienne et le reporting.

Une équipe heureuse

Votre Assistant Virtuel est bien payé, motivé par des primes, travaille dans de bonnes conditions dans lesquelles il s'épanouit.

Sécurité et confidentialité garanties

Nous nous engageons à respecter les normes RGPD ainsi que les bonnes pratiques de cybersécurité, avec des procédures strictes et transparentes.

Nos équipes de production sont organisées en pÎles d'excellence visant à stimuler le partage des connaissances et des savoir-faire

Chaque pÎle d'excellence comprend 5 à 10 Assistants Virtuels, qui travaillent tous pour leur client attitré et qui sont managés par un Chef de projet.

Pourquoi cette organisation ?

Une équipe soudée communique efficacement. Le partage de connaissances, des savoir-faire et des idées nouvelles démultiplie la fomation continue et l'entraide entre collÚgues.

"Je donne, donc, je reçois"

"Quand un Assistant Virtuel passe 15 minutes à expliquer quelque-chose à un collÚgue, ça n'est pas du temps perdu, mais du temps investi, car demain ou le mois prochain, il lui apprendra quelque-chose en retour".

Nathalie, Directrice du centre de production VotreEquipe.fr


Une Ă©quipe soudĂ©e Ă©vite la « solitude du freelance Â». Un freelance qui travaille seul se dĂ©socialise assez rapidement, n’a pas de pause mentale, n’a aucun collĂšgue avec qui parler d’autres choses que le travail lors du dĂ©jeuner, n’a pas de manager qui rassure, relativise ou reformule, n’a personne avec qui fĂȘter les victoires ou gĂ©rer les coups de blues Â».

 

Mais un freelance doit aussi passer du temps Ă  autre chose que ses clients : Il doit chercher des missions, financer ses congĂ©s payĂ©s, ses cotisations sociales, se demander comment il va ĂȘtre payĂ© s’il est malade et ne travaille pas.

"La flexibilité, l'enthousiasme, l'autonomie, la qualité du travail passent par le lien social quotidien"

Nathalie, Directrice du centre de production VotreEquipe.fr

Notre organisation en pĂŽles d'excellence permet aussi de remplacer plus rapidement un Assistant Virtuel en cas d'empĂȘchement imprĂ©vu (mĂȘme si ça n'a pas toujours Ă©tĂ© aussi simple que ça)

Le processus de recrutement maßtrisé en 4 étapes

Nous avons mis en place un processus de recrutement strict et transparent afin de pouvoir vous garantir des profils du niveau recherché.

ÉTAPE 1

Nous commençons par effectuer une analyse approfondie et personnalisée de vos besoins pour évaluer exactement les compétences à mettre à votre disposition

ÉTAPE 2

Nous effectuons une sélection drastique des candidats, basée
sur la recherche de belles ùmes qui sauront aimer leur travail à vos cÎtés

ÉTAPE 3

Nous soumettons les candidats à des tests et des entretiens rigoureux, puis nous vérifions leurs références

ÉTAPE 4

Vous choisissez le candidat parmi tous les profils prĂ©qualifiĂ©s, nous signons le contrat de travail et la mission dĂ©marre par une pĂ©riode d’essai

Garantie "Satisfait ou remplacé"

Si vous n’ĂȘtes pas entiĂšrement satisfait de votre collaborateur Ă  distance, nous nous engageons Ă  le remplacer immĂ©diatement

le plus vite possible.

Nous travaillons avec vos outils

Votre assistant virtuel s'intĂšgre parfaitement dans votre environnement de travail existant.

Nous utilisons vos outils digitaux (CRM, logiciels de gestion, plateformes collaboratives, messageries instantanées, etc.) afin de garantir une fluidité optimale dans la réalisation des tùches.

Si nécessaire, nous mettons également à disposition nos propres outils numériques pour faciliter la collaboration et améliorer l'efficacité opérationnelle.

Notre implantation Ă  Paris, Madagascar et au Cameroun

La direction et les Ă©quipes commerciales de VotreEquipe.fr sont basĂ©es en Ile de France pour ĂȘtre au plus proche des attentes du marchĂ© et pour mettre en place tous les processus de gestion de projet.

Nos deux centres de production Ă  Madagascar (Antanarivo) et au Cameroun (Douala) nous offrent une compĂ©titivitĂ© incomparable, sans jamais faire de compromis sur la qualitĂ© de nos prestations ni sur l’engagement de nos Assistants Virtuels.

  • Un dĂ©calage horaire minimal qui facilite la collaboration (aucun dĂ©calage Ă  2 heures maximum en fonction du lieu de production et de la saison)

  • Des collaborateurs parfaitement francophones et des compĂ©tences bilingues avancĂ©es (anglais) au Cameroun

  • Une infrastructure Ă©prouvĂ©e qui garantit une connectivitĂ© optimale

Des dirigeants d'expérience

Jean-François Boscher

Entrepreneneur depuis 30 ans, dont 20 ans dans la prestation de service offshore B2B à Madagascar, en CÎte d'Ivoire et au Cameroun en extranalisation pour des clients français.

Nathalie Razarandi

Directrice du centre de production de Madagascar. Elle travaille avec Jean-François depuis 20 ans et a une solide expérience du management des projets offshore.

FAQ : les questions que nous posent nos clients

Quel est le délai d'intégration d'un assistant virtuel dans mon équipe ?

Le processus de recrutement peut prendre jusqu’à un mois (prĂ©-sĂ©lection, entretiens en local, entretien final avec le client, signature du contrat de travail)   L’intĂ©gration se dĂ©roule en deux phases :

-       Formation initiale et prise en main des logiciels et processus, avec implication indispensable du client

-       DĂ©veloppement de l’autonomie se fait de maniĂšre progressive sur un mois ou plus suivant les missions (processus rĂ©guliers, tĂąches ou processus qui changent en permanence)

Comment garantissez-vous la sĂ©curitĂ© et la confidentialitĂ© des donnĂ©es sensibles ?

La chose la plus importante est de recruter des personnes fiables, honnĂȘtes, qui ont le sens du service client. Ensuite, notre organisation en pĂŽles d’excellence managĂ©s par un chef de projet qui supervise le contrĂŽle qualitĂ© limite les facteurs de risque.

Nous sommes aussi assurés en Responsabilité Civile Professionnelle

Comment est-ce que je communique au quotidien avec mon Assistant Virtuel ?

Par tous les moyens possibles : Mail, meet, zoom, discord, hangout, slack, wrike, Etc.

Quels sont les outils digitaux utilisĂ©s par vos assistants virtuels ?

Nous utilisons les outils standards du marché (Notion, Drive, 
) ou trÚs souvent des outils propres à nos clients

Qu’est-ce que je peux donner Ă  faire Ă  mon Assistant Virtuel ?

Votre AV peut thĂ©oriquement tout faire, Ă  condition qu’il soit formĂ© Ă  vos processus. La seule limite est le pouvoir de dĂ©cision et d’initiative. Votre AV est assistant et pas cadre.  

Le plus important est le recrutement Ă  faire en fonction des types de tĂąches que vous allez lui donner Ă  faire : Si vous avez du traitement de factures ou des tĂąches purement administratives, le profil de votre AV devra ĂȘtre diffĂ©rent de celui qui aura des missions avec une interaction client plus marquĂ©e.

Puis-je adapter le nombre d’assistants virtuels Ă  l’évolution de mes besoins ?

Bien sûr. Beaucoup de clients nous testent sur un poste à mi-temps ou temps plein pour évoluer sur un ou plusieurs temps-plein.

Quel est le process en cas d’insatisfaction vis-Ă -vis d’un assistant virtuel ?

Le client avise le chef de projet qui cherche une solution pour amĂ©liorer le service ou qui remplace l’Assistant Virtuel si l’insatisfaction est trop importante.

Est-ce que je vais avoir un contact direct avec mon assistant virtuel avant le dĂ©marrage de la prestation ?

Dans le cadre de la procĂ©dure de recrutement, certains clients nous font confiance et nous laissent choisir, d’autres veulent choisir eux mĂȘme parmi une liste de candidats lors d’un entretien en visio.

Comment sont formĂ©s vos assistants virtuels ?

Ils sont formĂ©s par les clients au dĂ©marrage de la mission en prĂ©sence du chef de projet. La formation se dĂ©roule en visio, par tuto vidĂ©o enregistrĂ©e ou par processus envoyĂ©s par drive ou notion. Le chef de projet participe en gĂ©nĂ©ral Ă  la formation, ce qui lui permet d’accompagner l’AV au quotidien par la suite.

Quel est le process de reporting ?

Le reporting peut ĂȘtre quotidien, hebdomadaire, Ă  chaque fin de mission ou de tĂąche. Il est envoyĂ© par mail ou partagĂ© dans un drive. Tous nos reportings sont personnalisĂ©s en fonction des besoins.

Les horaires de travail sont-ils fixes ou flexibles ?

L’AV travaille 40 heures par semaine, avec 4 semaines de congĂ©s payĂ©s par an + les jours fĂ©riĂ©s Ă  Madagascar ou au Cameroun. Nous pouvons bien Ă©videmment nous adapter Ă  des besoins ponctuels et particuliers.

Est-ce qu’il y a des frais cachĂ©s ou des coĂ»ts supplĂ©mentaires potentiels ?

Nous facturons un forfait mensuel qui comprend toutes les charges pour rĂ©aliser la mission (Salaire, primes et cotisations sociales de l’AV et du Chef de projet, loyer, infrastructure) Il n’y a aucun coĂ»t cachĂ©, mais il peut y avoir des coĂ»ts supplĂ©mentaires en abonnement logiciel ou applications, en coĂ»ts d’appels tĂ©lĂ©phoniques sortants ou d’envoi de SMS.

Est-ce que je peux dĂ©baucher mon Assistant Virtuel et ne plus passer par VotreEquipe.fr ?

Non, aucun client ne peut dĂ©baucher un Assistant Virtuel de VotreEquipe.fr Pour aller dans ce sens, chaque client doit signer une clause de non-dĂ©bauchage avant toute prĂ©sentation formelle d’un candidat.

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